2026-2028 Accessibility Plan

GENERAL

ASL Distribution Services Limited (“ASL”) is dedicated to fostering an inclusive and accessible environment that reflects our core values. We recognize that accessibility is essential to supporting equal access for everyone, while also strengthening our organization and the transportation industry. As part of this commitment, we are creating an accessibility framework aimed at enhancing the experience of employees, customers, and the public when interacting with our services, products, and facilities.

We understand that achieving a fully barrier-free environment is an ongoing process. ASL is committed to continuously identifying, removing, and preventing barriers to accessibility. In alignment with the Accessible Canada Act, our Accessibility Plan will guide our efforts and help us build a workplace culture that is informed, inclusive, and accessibility focused.

To ensure our plan reflects the lived experiences of persons with disabilities, we engaged employees throughout the development process. Feedback was gathered through an anonymous company-wide survey open to employees with disabilities and allies, as well as through direct input from employees who self-identified as having a disability. Their perspectives have helped shape our accessibility priorities and commitments.

This accessibility plan is offered in any of the following formats upon request:

  • Print;
  • Large print;
  • Braille;
  • Audio; and
  • Electronic.

ASL welcomes feedback from employees, stakeholders, and members of the public regarding our Accessibility Plan and accessibility initiatives. Your input plays an important role in helping us improve accessibility and inclusivity across our organization. Please use one of the contact methods provided below to submit questions, comments, or feedback. We are committed to responding to all submissions in a timely manner. If you require support in providing feedback, please let us know, and we will make every effort to accommodate your needs.

For feedback or questions, please contact:

Kathryn Schenk, HR Business Partner
Phone: 905-829-5141ext. 2246
Email: kathrynS@asldistribution.com

Mailing Address
2160 Buckingham
Oakville, Ontario

DEFINITIONS

Accessibility: Refers to the needs of persons with disabilities being intentionally and thoughtfully considered when products, services and facilities are built or modified so they can be used and enjoyed by all.

Barrier: The Accessible Canada Act defines a barrier as “anything—including anything physical, architectural, technological or attitudinal, anything that is based on information or communications or anything that is the result of a policy or a practice—that hinders the full and equal participation in society of persons with an impairment, including a physical, mental, intellectual, cognitive, learning, communication or sensory impairment or a functional limitation.”

Disability: The Accessible Canada Act defines a disability as “any impairment, including a physical, mental, intellectual, cognitive, learning, communication or sensory impairment—or a functional limitation— whether permanent, temporary or episodic in nature, or evident or not, that, interaction with a barrier, hinders a person’s full and equal participation in society.”

ADDRESSING AREAS IDENTIFIED IN THE ACCESSIBLE CANADA ACT

In accordance with the Accessible Canada Act (“ACA”), we have undertaken a thorough review of our organization to identify barriers to accessibility across the seven priority areas identified under Section 5 of the ACA. We are committed to fostering an environment where all individuals have equitable access and opportunities to participate fully, and we will continue taking meaningful steps to remove barriers and promote inclusion throughout our organization.

1) Employment

Barriers: Individuals with disabilities are currently underrepresented within our workforce, and communication regarding workplace accommodations is not always as clear or accessible as it should be. Although we are dedicated to fostering an inclusive environment, we acknowledge the importance of strengthening equitable recruitment practices and improving awareness of the supports and accommodations available to all employees.

Actions:

  • Advertise all open positions on job boards that specifically support candidates with disabilities.
  • Provide training for hiring managers on inclusive, accessible, and barrier-free recruitment practices.
  • Include an equity, inclusion, and accommodation statement at the beginning of all job postings.
  • Ensure job descriptions use inclusive and welcoming language to encourage applications from individuals with disabilities.
  • Identify a designated, well-informed contact person to handle accommodation requests throughout the recruitment process.
  • Offer virtual interviews as a standard option to improve accessibility for all candidates.
  • Review and enhance the current accommodation process using feedback from employees and key stakeholders.
  • Create clear, documented guidelines outlining the accommodation process, including steps, required forms, timelines, and responsibilities.
  • Add a dedicated accommodations section to onboarding materials that explains available supports and how to access them.

2) Built Environment

Barriers: At our Precision Oakville terminal, several physical accessibility challenges exist, including the absence of automatic door systems and elevator access to essential areas such as the second-floor office and boardroom. As a result, individuals who rely on mobility aids may face difficulties accessing these spaces independently and participating fully in regular workplace activities.

Actions:

  • Conduct a comprehensive accessibility assessment of the Oakville facility to identify and prioritize key modifications.
  • Assess the practicality of adding automatic door operators at main entrances and other frequently used areas, such as washrooms and offices.
  • Consider alternative solutions for accessible shared spaces, including moving the boardroom to the ground floor or establishing an additional accessible meeting area.
  • Ensure that future renovations and facility upgrades include accessibility measures such as ramps, elevators, and other barrier-free design features.

3) Information and Communication Technologies (ICT)

Barriers: There is currently a gap in accessibility knowledge within our IT team, and many of the accessibility functions available in our existing systems and software are not being fully utilized. This can impact our ability to effectively support employees with disabilities and maximize the benefits of inclusive workplace technology.

Actions:

  • Offer targeted training for IT staff on digital accessibility, assistive technologies, adaptive tools, and accessibility best practices.
  • Incorporate accessibility requirements into future technology purchasing decisions and software review processes.
  • Request relevant accessibility information and documentation from vendors when evaluating new technology solutions.
  • Perform comprehensive accessibility assessments prior to implementing new software or tools.
  • Establish a regular review and monitoring process to support ongoing accessibility compliance and usability.
  • Increase employee awareness of accessibility features already available within current software platforms through training and communication initiatives.

4) Communication Other Than ICT

Barriers: Our organization does not currently have a consistent process for providing information in alternate formats, and plain language principles have not been applied uniformly across all communications. These shortcomings may create accessibility challenges for individuals with disabilities, people with lower literacy levels, those with cognitive disabilities, or individuals whose primary language is neither English nor French.

Actions:

  • Identify and engage appropriate service providers to assist with alternate format requests.
  • Establish standardized procedures for recognizing requests for alternate formats, processing those requests, and ensuring materials are provided in a timely manner.
  • Regularly assess and enhance our alternate format practices through feedback, internal reviews, and ongoing research into accessibility standards and best practices.
  • Develop organizational plain language guidelines that provide clear direction on simplifying and structuring communications effectively.
  • Review existing policies, forms, procedures, and key communications to improve clarity, readability, and accessibility.
  • Work collaboratively with internal teams, including communications and marketing, to strengthen accessible communication practices across the organization.
  • Provide employees with training on plain language writing and accessible communication techniques.
  • Promote awareness and share educational resources related to accessibility, disability inclusion, neurodiversity, mental health, and inclusive communication practices.

5) Procurement of Goods, Services and Facilities

At this time, no accessibility barriers have been identified within our procurement processes.

As we move forward, we remain committed to regularly reviewing and enhancing our procurement policies to ensure accessibility continues to be integrated into purchasing decisions. Incorporating accessibility considerations into our procurement practices supports our broader commitment to maintaining an inclusive and barrier-free workplace.

6) Design and Delivery of Programs and Services

Barriers: We currently do not have a formalized approach for assessing the accessibility of our internal and external programs, services, and events. Without a consistent evaluation process in place, there is a risk that individuals with disabilities may encounter barriers to full and equal participation.

Actions:

  • Create a standardized accessibility assessment checklist to help evaluate the inclusiveness of programs, services, and events.
  • Review and update the checklist on a regular basis to align with changing accessibility standards, best practices, and legislative requirements.
  • Provide employees responsible for designing programs and services with training on the Accessible Canada Act (“ACA”) and related regulations to support the integration of accessibility into all initiatives and offerings.

7) Transportation

Barriers: The current design of transport truck access may pose challenges for individuals with mobility-related disabilities, particularly because of the height of the entry point and the repetitive use of steps. The barriers can affect an employee’s ability to carry out their responsibilities safely and comfortably.

Actions:

  • Offer ergonomic vehicle modifications through the accommodation process, such as extended or folding tractor steps, swivel seats, and other appropriate adaptive equipment.
  • Explore transportation-related accessibility solutions that help minimize physical barriers for employees working in operational and driving roles.
  • Integrate accessibility considerations into operational training programs by adapting communication methods, scheduling, training formats, and instructional supports as needed.
  • Provide individualized accommodation measures for drivers and operational staff based on specific needs and, where applicable, supporting medical documentation.
  • Review transportation-related tools, equipment, and systems to identify opportunities for improved accessibility.
  • Examine operational practices to enhance accessibility, inclusion, and workplace safety for employees in transportation roles.

CONSULTATIONS

In alignment with ASL’s commitment to fostering an inclusive workplace, our Accessibility Plan was developed through meaningful consultation with employees, including those with disabilities. This collaborative approach ensures that lived experiences and employee insights are reflected in our efforts to improve accessibility across the organization.

We collected feedback and input from employees in two primary ways:

  • Anonymous Survey: We distributed a comprehensive survey to all employees, encouraging participation from individuals who self-identify as having a disability. The survey addressed a range of accessibility topics and received a strong response, providing a wide variety of perspectives on existing barriers and potential improvements within the organization.
  • Direct Feedback Opportunity: We also contacted employees who had previously self-identified as having a disability, inviting them via email to share their feedback on the Accessibility Plan in any format they felt comfortable with. This flexible approach ensured that individuals could contribute in a way that best suited their preferences while helping us better understand lived experiences.

To support accountability and measure progress, we will continue to monitor the implementation of the actions outlined in our Accessibility Plan and track improvements over time.

PLAN D'ACCESSIBILITÉ 2026-2028

GÉNÉRAL

ASL Distribution Services Limited (« ASL ») s'engage à favoriser un environnement inclusif et accessible qui reflète nos valeurs fondamentales. Nous reconnaissons que l'accessibilité est essentielle pour soutenir l'égalité d'accès pour tous, tout en renforçant notre organisation et l'industrie du transport. Dans le cadre de cet engagement, nous créons un cadre d'accessibilité visant à améliorer l'expérience des employés, des clients et du public lorsqu'ils interagissent avec nos services, produits et installations.

Nous comprenons que parvenir à un environnement entièrement sans obstacles est un processus continu. ASL s'engage à identifier, éliminer et prévenir continuellement les obstacles à l'accessibilité. Conformément à la Loi sur l'accessibilité canadienne, notre Plan d'accessibilité guidera nos efforts et nous aidera à bâtir une culture de travail informée, inclusive et axée sur l'accessibilité.

Pour garantir que notre plan reflète les expériences vécues des personnes en situation de handicap, nous avons mobilisé les employés tout au long du processus de développement. Les commentaires ont été recueillis par un sondage anonyme à l'échelle de l'entreprise ouvert aux employés en situation de handicap et leurs alliés, ainsi que par des contributions directes d'employés s'identifiant comme ayant un handicap. Leurs perspectives ont contribué à façonner nos priorités et engagements en matière d'accessibilité.

Ce plan d'accessibilité est offert sous l'un des formats suivants sur demande :

  • Imprimé;
  • Gros caractères;
  • Braille;
  • Audio; et
  • Électronique.

ASL accueille favorablement les commentaires des employés, des parties prenantes et des membres du public concernant notre Plan d'accessibilité et nos initiatives d'accessibilité. Votre contribution joue un rôle important pour nous aider à améliorer l'accessibilité et l'inclusivité au sein de notre organisation. Veuillez utiliser l'une des méthodes de contact fournies ci-dessous pour soumettre vos questions, commentaires ou commentaires. Nous nous engageons à répondre à toutes les soumissions en temps opportun. Si vous avez besoin d'aide pour fournir des commentaires, faites-le nous savoir, et nous ferons tout notre possible pour répondre à vos besoins.

Pour vos commentaires ou questions, veuillez contacter :

Kathryn Schenk, associée d'affaires RH Adresse postale
Téléphone : 905-829-5141 poste 2246 2160 Buckingham
Courriel : kathrynS@asldistribution.com Oakville, Ontario
Site web : ASL Distribution Services : gestion de la chaîne d'approvisionnement, entreposage, 3pl

 

DÉFINITIONS

Accessibilité : Fait référence aux besoins des personnes en situation de handicap qui sont intentionnellement et réfléchis lorsque des produits, services et installations sont construits ou modifiés afin qu'ils puissent être utilisés et appréciés par tous.

Obstacle : La Loi sur l'accessibilité canadienne définit une barrière comme « tout ce qui — y compris tout ce qui est physique, architectural, technologique ou attitudinal, tout ce qui est fondé sur l'information ou la communication, ou tout ce qui résulte d'une politique ou d'une pratique — qui entrave la participation pleine et égale à la société des personnes ayant une inficience, y compris physique, mentale, intellectuelle,  cognitif, d'apprentissage, de communication ou de troubles sensoriels ou une limitation fonctionnelle. »

Handicap : La Loi sur l'accessibilité du Canada définit un handicap comme « toute incapacité, y compris une déficience physique, mentale, intellectuelle, cognitive, d'apprentissage, de communication ou sensorielle — ou une limitation fonctionnelle — qu'elle soit permanente, temporaire ou épisodique, ou évidente ou non, qui, l'interaction avec une barrière entrave la pleine et égale participation d'une personne à la société. »

TRAITANT DES ZONES IDENTIFIÉES DANS LA LOI SUR L'ACCESSIBILITÉ CANADIENNE

Conformément à la Loi sur l'accessibilité canadienne (« ACA »), nous avons entrepris un examen approfondi de notre organisation afin d'identifier les obstacles à l'accessibilité dans les sept domaines prioritaires identifiés à l'article 5 de l'ACA. Nous nous engageons à favoriser un environnement où tous les individus ont un accès équitable et des occasions de participer pleinement, et nous continuerons de prendre des mesures significatives pour lever les obstacles et promouvoir l'inclusion dans toute notre organisation.

1) EMPLOI

Obstacles : Les personnes en situation de handicap sont actuellement sous-représentées au sein de notre main-d'œuvre, et la communication concernant les accommodements en milieu de travail n'est pas toujours aussi claire ou accessible qu'elle devrait l'être. Bien que nous soyons déterminés à favoriser un environnement inclusif, nous reconnaissons l'importance de renforcer des pratiques de recrutement équitables et d'accroître la sensibilisation aux soutiens et aux accommodements offerts à tous les employés.

Actions :

  • Annoncez tous les postes ouverts sur les sites d'emploi qui soutiennent spécifiquement les candidats en situation de handicap.
  • Offrir de la formation aux gestionnaires d'embauche sur des pratiques de recrutement inclusives, accessibles et sans obstacles.
  • Incluez une déclaration d'équité, d'inclusion et d'accommodement au début de toutes les offres d'emploi.
  • Assurez-vous que les descriptions de poste utilisent un langage inclusif et accueillant pour encourager les candidatures des personnes en situation de handicap.
  • Identifiez une personne de contact désignée et bien informée pour gérer les demandes d'accommodement tout au long du processus de recrutement.
  • Offrez des entrevues virtuelles comme option standard pour améliorer l'accessibilité pour tous les candidats.
  • Examinez et améliorez le processus actuel d'accommodement en utilisant les commentaires des employés et des parties prenantes clés.
  • Élaborez des lignes directrices claires et documentées décrivant le processus d'accommodement, y compris les étapes, les formulaires requis, les échéanciers et les responsabilités.
  • Ajoutez une section dédiée aux accommodements aux documents d'intégration qui explique les soutiens disponibles et comment y accéder.

2) ENVIRONNEMENT BÂTI

Obstacles : À notre terminal de Precision Oakville, plusieurs défis physiques d'accessibilité existent, notamment l'absence de systèmes automatiques de portes et d'accès par ascenseur aux zones essentielles comme le bureau du deuxième étage et la salle de conférence. En conséquence, les personnes qui dépendent des aides à la mobilité peuvent rencontrer des difficultés à accéder à ces espaces de façon autonome et à participer pleinement aux activités quotidiennes du milieu de travail.

Actions:

  • Effectuez une évaluation complète de l'accessibilité de l'installation d'Oakville afin d'identifier et de prioriser les modifications clés.
  • Évaluez la faisabilité d'ajouter des opérateurs automatiques aux entrées principales et autres zones fréquemment utilisées, comme les salles de bain et les bureaux.
  • Envisagez des solutions alternatives pour des espaces partagés accessibles, notamment déplacer la salle de réunion au rez-de-chaussée ou établir un espace de réunion accessible supplémentaire.
  • Assurez-vous que les futures rénovations et améliorations des installations incluent des mesures d'accessibilité telles que des rampes, des ascenseurs et d'autres éléments de conception sans obstacles.

3) TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION (TIC)

Obstacles : Il existe actuellement un manque de connaissances en accessibilité au sein de notre équipe TI, et plusieurs fonctions d'accessibilité disponibles dans nos systèmes et logiciels existants ne sont pas pleinement exploitées. Cela peut affecter notre capacité à soutenir efficacement les employés en situation de handicap et à maximiser les avantages de la technologie inclusive en milieu de travail.

Actions :

  • Offrir une formation ciblée au personnel TI sur l'accessibilité numérique, les technologies d'assistance, les outils adaptatifs et les meilleures pratiques en accessibilité.
  • Intégrer les exigences d'accessibilité dans les futures décisions d'achat technologique et dans les processus d'examen des logiciels.
  • Demandez aux fournisseurs des informations et documents pertinents sur l'accessibilité lors de l'évaluation de nouvelles solutions technologiques.
  • Effectuez des évaluations complètes de l'accessibilité avant de mettre en place de nouveaux logiciels ou outils.
  • Établir un processus régulier d'examen et de surveillance pour soutenir l'accessibilité, la conformité et l'utilisabilité continues.
  • Accroître la sensibilisation des employés aux fonctionnalités d'accessibilité déjà disponibles dans les plateformes logicielles actuelles grâce à des initiatives de formation et de communication.

4) COMMUNICATIONS AUTRES QUE LES TIC

Obstacles : Notre organisation ne dispose actuellement pas d'un processus cohérent pour fournir de l'information sous des formats alternatifs, et les principes du langage clair n'ont pas été appliqués uniformément dans toutes les communications. Ces lacunes peuvent créer des défis d'accessibilité pour les personnes en situation de handicap, les personnes ayant un faible taux d'alphabétisation, celles ayant des troubles cognitifs ou celles dont la langue principale n'est ni l'anglais ni le français.

Actions :

  • Identifier et engager les fournisseurs de services appropriés pour aider avec les demandes de formats alternatifs.
  • Établir des procédures standardisées pour reconnaître les demandes de formats alternatifs, traiter ces demandes et s'assurer que les documents sont fournis en temps opportun.
  • Évaluez et améliorez régulièrement nos pratiques de formats alternatifs grâce à des rétroactions, des revues internes et des recherches continues sur les normes et les meilleures pratiques en accessibilité.
  • Élaborez des lignes directrices organisationnelles en langage clair qui fournissent une orientation claire pour simplifier et structurer efficacement les communications.
  • Examinez les politiques, formulaires, procédures et communications clés existantes afin d'améliorer la clarté, la lisibilité et l'accessibilité.
  • Travailler en collaboration avec les équipes internes, y compris les communications et le marketing, afin de renforcer les pratiques de communication accessible à l'échelle de l'organisation.
  • Offrir aux employés une formation sur l'écriture en langue simple et les techniques de communication accessibles.
  • Promouvoir la sensibilisation et partager des ressources éducatives liées à l'accessibilité, à l'inclusion des personnes handicapées, à la neurodiversité, à la santé mentale et aux pratiques de communication inclusives.

5) ACQUISITION DE BIENS, SERVICES ET INSTALLATIONS

À ce jour, aucun obstacle à l'accessibilité n'a été identifié dans nos processus d'approvisionnement.

À mesure que nous avançons, nous restons déterminés à revoir et à améliorer régulièrement nos politiques d'approvisionnement afin de garantir que l'accessibilité continue d'être intégrée dans les décisions d'achat. L'intégration des considérations d'accessibilité dans nos pratiques d'approvisionnement soutient notre engagement plus large à maintenir un milieu de travail inclusif et sans obstacles.

6) CONCEPTION ET PRESTATION DE PROGRAMMES ET DE SERVICES

Obstacles : Nous n'avons actuellement pas d'approche formalisée pour évaluer l'accessibilité de nos programmes, services et événements internes et externes. Sans un processus d'évaluation cohérent, il existe un risque que les personnes en situation de handicap rencontrent des obstacles à une participation pleine et égale.

Actions :

  • Créez une liste de vérification standardisée pour l'évaluation de l'accessibilité afin d'aider à évaluer l'inclusivité des programmes, services et événements.
  • Révisez et mettez à jour la liste de vérification régulièrement afin de s'aligner sur l'évolution des normes d'accessibilité, des meilleures pratiques et des exigences législatives.
  • Fournir aux employés responsables de la conception des programmes et services une formation sur la Loi sur l'accessibilité du Canada (« ACA ») et les règlements connexes afin de soutenir l'intégration de l'accessibilité dans toutes les initiatives et offres.

7) TRANSPORT

Obstacles : La conception actuelle de l'accès aux camions de transport peut poser des défis aux personnes ayant des handicaps liés à la mobilité, notamment en raison de la hauteur du point d'entrée et de l'utilisation répétée des marches. Ces barrières peuvent affecter la capacité d'un employé à accomplir ses responsabilités de façon sécuritaire et confortable.

Actions :

  • Offrez des modifications ergonomiques du véhicule lors du processus d'aménagement, telles que des marches de tracteur allongées ou pliantes, des sièges pivotants et d'autres équipements adaptatifs appropriés.
  • Explorez des solutions d'accessibilité liées au transport qui aident à minimiser les obstacles physiques pour les employés travaillant dans des rôles opérationnels et de conduite.
  • Intégrer les considérations d'accessibilité dans les programmes de formation opérationnelle en adaptant les méthodes de communication, la planification, les formats de formation et les soutiens pédagogiques selon les besoins.
  • Fournir des mesures d'accommodement individualisées pour les conducteurs et le personnel opérationnel selon les besoins spécifiques et, le cas échéant, la documentation médicale à l'appui.
  • Examinez les outils, équipements et systèmes liés au transport afin d'identifier des occasions d'améliorer l'accessibilité.
  • Examinez les pratiques opérationnelles afin d'améliorer l'accessibilité, l'inclusion et la sécurité au travail pour les employés dans les postes de transport.

CONSULTATIONS

Conformément à l'engagement de l'ASL à favoriser un milieu de travail inclusif, notre Plan d'accessibilité a été élaboré grâce à des consultations significatives avec les employés, y compris ceux ayant un handicap. Cette approche collaborative garantit que les expériences vécues et les perspectives des employés se reflètent dans nos efforts pour améliorer l'accessibilité à travers l'organisation.

Nous avons recueilli les commentaires et les commentaires des employés de deux façons principales :

  • Sondage anonyme : Nous avons diffusé un sondage complet à tous les employés, encourageant la participation des personnes qui s'identifient comme ayant un handicap. Le sondage a abordé divers sujets d'accessibilité et a reçu une réponse solide, offrant une grande variété de perspectives sur les obstacles existants et les améliorations potentielles au sein de l'organisation.
  • Possibilité de rétroaction directe : Nous avons aussi contacté des employés qui s'étaient déjà déclarés handicapés, les invitant par courriel à partager leurs commentaires sur le Plan d'accessibilité dans n'importe quel format avec lequel ils se sentaient à l'aise. Cette approche flexible a permis aux individus de contribuer de la manière qui correspond le mieux à leurs préférences tout en nous aidant à mieux comprendre les expériences vécues.

Pour soutenir la reddition de comptes et mesurer les progrès, nous continuerons de surveiller la mise en œuvre des actions décrites dans notre Plan d'accessibilité et de suivre les améliorations au fil du temps.